La gestion d'un contrat d'entretien ne s'arrête pas à la signature. Voici les étapes importantes qui se déroulent pendant l'année d'un contrat d'entretien avec Admin Contrats.

✍️ La signature du contrat

Tout commence par la signature du contrat d'entretien. Une fois que le client a accepté les termes, le contrat est enregistré dans Admin Contrats. Cela permet de centraliser toutes les informations :

  • Prestations incluses
  • Équipements concernés
  • Dates clés
  • Options particulières

💸 La facturation

À la signature, ou quelques jours après, une facture est émise pour ce contrat. Cette facture est bien liée au contrat et non à l'entretien annuel présent dans ce contrat. Admin Contrats peut émettre des alertes si la facturation n'a pas été effectuée pour assurer un suivi rigoureux.

🛠️ Les interventions de dépannage

Pendant l'année, des interventions de dépannage peuvent être nécessaires pour les équipements sous contrat. Selon les termes du contrat, une facture pourrait être émise pour ces interventions, notamment pour les pièces remplacées. Ces interventions peuvent être renseignées dans Admin Contrats afin de conserver un bon suivi de vos chantiers.

🔧 Les interventions programmées

Les contrats comprennent souvent des visites régulières, comme un entretien annuel. Ces interventions peuvent se produire selon trois scénarios :

  1. L'intervention a lieu en début de contrat, notamment lorsque c'est l'entretien annuel qui a motivé la signature du contrat. Par exemple, chez un nouveau client.

  2. L'intervention se déroule en fin d'échéance (généralement dans le 12ème mois), par exemple lorsque le contrat a été signé (offert la première année ? 🎁) lors de l'installation d'un équipement.

  3. L'intervention a lieu au cours de l'année, selon les préférences du client (par exemple, pendant l'été ☀️).

⚠️ Attention : même si votre client ne souhaite pas renouveler le contrat, vous devrez assurer toutes les prestations prévues jusqu'à la fin de l'échéance en cours.

📩 La lettre de reconduction tacite

Vers la fin de l'année (entre 3 mois et 1 mois avant la fin de l'échéance), vous devez envoyer une lettre de reconduction tacite à votre client. Admin Contrats génère automatiquement cette lettre de reconduction tacite personnalisée. Cette lettre informe les clients que le contrat sera renouvelé automatiquement, sauf avis contraire. Cela garantit la continuité des services et des revenus prévisibles.

🔄 Le renouvellement

Enfin, il y a le renouvellement du contrat. Si le client souhaite continuer, le contrat se renouvelle automatiquement pour une année supplémentaire, à la date anniversaire. Admin Contrats facilite le renouvellement en mettant à jour les informations et ajustant, si besoin, les prestations. Cela garantit une transition fluide et un bon suivi client. À partir de cette étape, il faut recommencer les étapes en facturant ce renouvellement.

Avec Admin Contrats, la gestion d'un contrat d'entretien est simplifiée tout au long de l'année, de la signature à la reconduction. Vous pouvez vous concentrer sur votre expertise tandis que nous nous occupons de la logistique.

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